情况说明函是一种向相关人员或团体说明某一情况的书面信函。通常情况下，情况说明函有一定的格式要求，下面给出情况说明函的格式和范文：
格式：
1.信头：写明发件人的名称、地址、邮编、电话等信息。
2.收信人：写明收件人的名称、地址、邮编、电话等信息。
3.称呼：写明收信人的称呼，如“尊敬的客户”、“领导”，最好不要使用“你”
4.正文：简单明了地叙述情况，说明原因、影响、解决方式等。
5.结尾：表达感谢或歉意，并做出必要的承诺或保证。
6.落款：写明发件人的名称、职务、日期等信息。
范文：
尊敬的客户：
感谢您一直以来对我们公司的信任与支持。我们近期发现，您的账户出现一些异常情况，现特此说明：
我们发现您的账户于近期出现了多次密码错误的情况，并且在短时间内多次尝试登录。这种行为很可能导致您的账户被黑客攻击，造成您的资金和信息安全问题。我们十分重视该问题，已经加强了账户安全措施，同时也建议您尽快修改密码以保障账户安全。
我们深知您对账户安全的重视，我们将会继续积极跟进该问题并与您保持及时沟通。希望您能够理解并协助我们加强账户安全措施。
再次感谢您对我们公司的支持。
此致
敬礼
XXX公司
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