函询情况说明是一种书面通信方式，通常用于机构、组织或个人向其他机构、组织或个人询问具体情况。为了使函询情况说明更有效，需要注意以下几点：
1. 选择适当的称呼：在写信时，应该在称呼上表现出尊重和礼貌，通常按照对方的职位、身份或姓名来称呼。
2. 说明询问的目的：在信中清楚地说明自己的询问目的，使被询问方能够更好地理解自己的问题，并能够更快地给出答复。
3. 表述问题具体：写信时，要对问题进行具体描述，让被询问方能够更好地理解问题的本质，以便更好地回答问题。
4. 说明相关信息：如果询问涉及到相关信息或文件，应在信中说明，并尽可能提供相关信息，以便被询问方更好地回答问题。
5. 结尾礼貌：在信的结尾应表达感谢和对被询问方的理解，以表示自己的礼貌和尊重。
函询情况说明是一种有效的通信方式，但需要注意适当的称呼、清楚的问题描述、具体的相关信息说明和结尾礼貌等问题，才能使函询情况说明更加成功。
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